Privacybeleid
Laatste update: 7 oktober 2026
1. Wie wij zijn
Deze privacyverklaring geldt voor hetdakraam.nl, de webshop van De Kozijnen Groep RCO B.V.
| Bedrijf | De Kozijnen Groep RCO B.V. |
| KvK-nummer | 92694578 |
| BTW-nummer | NL866143002B01 |
| Adres | Exportweg 8, 9482 WP Tynaarlo |
| Telefoon | 06-53229507 |
| E-mail klantenservice | info@hetdakraam.nl |
| E-mail privacy / AVG-verzoeken | info@hetdakraam.nl |
Wij verwerken jouw persoonsgegevens zorgvuldig en volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.
2. Welke gegevens verzamelen wij?
2.1 Account- en bestelgegevens
- Voornaam en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Adres (factuur- en bezorgadres)
- Bestelhistorie (welke producten, prijzen, datum)
- Betaalgegevens (verwerkt door Shopify Payments, wij ontvangen alleen de status, niet je creditcardnummer)
2.2 Communicatie-gegevens
- Inhoud van e-mails en telefoongesprekken met onze klantenservice
- Wat je typt in de chat op onze site, en het antwoord dat je daar krijgt
- Het e-mailadres of telefoonnummer dat je in de chat achterlaat als je vraagt of we contact met je opnemen. Een van de twee is genoeg; om je naam vragen we niet
- Een foto van het typeplaatje van je dakraam, als je die stuurt om de juiste maatcode te laten opzoeken
- Je antwoorden op de korte vragen die we na een chatgesprek kunnen stellen: of je vraag is beantwoord, hoe bruikbaar het antwoord was en of je de chat opnieuw zou gebruiken. Invullen is vrijwillig
Reviews. Heb je ons toestemming gegeven om je e-mail te sturen, met het vinkje bij je bestelling of met je aanmelding voor onze nieuwsbrief, dan sturen wij je ongeveer twee weken nadat je bestelling is verwerkt via onze reviewpartner Judge.me één e-mail met de vraag of je een review wilt achterlaten. Plaats je een review, dan tonen wij die op hetdakraam.nl met je voornaam en een initiaal. Een foto of video die je meestuurt, tonen wij niet.
2.3 Website-gebruik
- IP-adres (geanonimiseerd na 30 dagen)
- Bezochte pagina's en zoektermen
- Apparaat-type (mobiel/desktop), browser, schermresolutie
- Klik- en scrollgedrag (alleen bij toestemming voor analytische cookies)
- Muisbewegingen, scrollen en klikken, vastgelegd als sessie-opname door Microsoft Clarity (alleen bij toestemming voor marketing-cookies)
- UTM-parameters van advertenties die je hierheen brachten
2.4 Marketing-gegevens (alleen met expliciete toestemming)
- E-mailadres voor nieuwsbrief
- Browse-gedrag voor gepersonaliseerde aanbevelingen
- Cookie-ID's van Klaviyo en Microsoft Clarity, zie cookieverklaring
3. Waarvoor gebruiken we deze gegevens?
| Doel | Grondslag (AVG art. 6) | Categorieën |
|---|---|---|
| Bestelling verwerken, betalen, verzenden | Uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b) | Account, bestel-, betaal-, adresgegevens |
| Klantenservice + garantieafhandeling | Uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b) | Communicatie + bestelgegevens |
| Wettelijke verplichtingen (7-jaar fiscale bewaarplicht) | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) | Factuur- en bestelgegevens |
| Nieuwsbrief + marketing | Toestemming (art. 6.1.a) | E-mailadres + voorkeuren |
| Website-analyse + verbetering (via analytische cookies) | Toestemming (art. 6.1.a) | Pseudonieme gebruiksdata |
| Chat op onze site: je vraag beantwoorden en een gesprek kunnen afmaken dat je zelf begon, ook als je nog geen klant bent | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) | Chatberichten, en het e-mailadres of telefoonnummer dat je zelf achterlaat |
| Meten of de chat op onze site vragen echt oplost, zodat we hem kunnen verbeteren. Dezelfde tellingen gebruiken we voor een afstudeeronderzoek naar AI in de klantenservice; daarin komen alleen totalen, nooit losse gesprekken | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) | Per gesprek: de soort vraag, het aantal berichten dat je stuurde, of een medewerker het overnam, of het gesprek werd afgebroken, je antwoorden op de vragen na het gesprek, en de dag |
| Fraudepreventie + IT-security | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) | IP, sessie-data |
| Reviewverzoek na je bestelling | Toestemming (art. 6.1.a; Telecommunicatiewet art. 11.7 lid 1): wij sturen het verzoek alleen als je ons toestemming hebt gegeven om je e-mail te sturen, waaronder na je bestelling een vraag om een review. Die toestemming geef je met het vinkje bij je bestelling of met je aanmelding voor onze nieuwsbrief. Je kunt je in elk verzoek afmelden en je toestemming altijd intrekken. | Naam, e-mailadres, bestelnummer, gekochte producten |
| Reviews publiceren + sociale bewijsvoering | Toestemming (art. 6.1.a), die je geeft door je review te plaatsen; intrekken kan altijd via info@hetdakraam.nl | Je voornaam en een initiaal, plus je reviewtekst. Een foto of video die je meestuurt, tonen wij niet op hetdakraam.nl |
4. Hoe lang bewaren we?
| Categorie | Bewaartermijn | Waarom |
|---|---|---|
| Factuur- en bestelgegevens | 7 jaar | Fiscale bewaarplicht (Belastingdienst) |
| Account zonder bestelling | 2 jaar inactiviteit, dan verwijderd | AVG-minimalisatie |
| Marketing-toestemming + e-mailadres | Tot intrekking + 30 dagen | Beheersbaar afmelden |
| Klantenservice-correspondentie | maximaal 5 jaar na laatste contact, tenzij langer nodig voor een lopende garantie-, conformiteits- of geschilprocedure | Afhandeling en bewijs bij geschillen; bij een lopende procedure bewaren we alleen de relevante gegevens zolang dat nodig is (zie Garantievoorwaarden) |
| Chatgesprekken op onze site | tot 24 uur na je laatste bericht | Zodat de assistent bij je volgende vraag weet waar het gesprek over ging. Daarna verdwijnt het gesprek automatisch |
| Korte registratie per chatgesprek (zie § 3) | 400 dagen | Zo kunnen we de chat van jaar tot jaar vergelijken, net als de website-analyse. Er staat geen tekst uit het gesprek in, geen naam, geen contactgegeven, geen IP-adres en geen gesprekskenmerk |
| Terugbelverzoek uit de chat (je e-mailadres of telefoonnummer, en een korte samenvatting van je vraag) | tot je vraag is afgehandeld, en hoogstens 14 dagen | We proberen je daarbinnen hoogstens twee keer te bereiken en sturen daarna nog één bericht als het niet gelukt is. Eerder laten verwijderen kan altijd via info@hetdakraam.nl. Het antwoord dat je van ons krijgt valt onder de regel voor klantenservice-correspondentie hierboven |
| Gegevens voor het reviewverzoek (bij Judge.me) | Tot 30 dagen na beëindiging van onze samenwerking met Judge.me; de link in het verzoek werkt 45 dagen | Het verzoek versturen en aan je bestelling koppelen |
| Gepubliceerde reviews | Tot je je toestemming intrekt, of tot wij de review eerder offline halen | Sociale bewijsvoering voor andere klanten |
| Ruw IP-adres (fraudepreventie / IT-security) | 30 dagen, daarna geanonimiseerd | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) |
| Website-analytics (GA4) | 14 maanden | Trend-analyse jaar-op-jaar |
| Cookie-toestemmingen | 6 maanden | Voorkomt herhaalde banner-acceptaties |
5. Met wie delen we gegevens? (Verwerkers)
Wij verwerken gegevens uitsluitend met derden waar dat strikt nodig is. Met verwerkers hebben we een verwerkersovereenkomst (DPA) afgesloten conform AVG art. 28; met logistieke partners maken we gegevensbeschermingsafspraken in de vervoersovereenkomst.
| Verwerker | Land | Doel | Type gegevens | DPA |
|---|---|---|---|---|
| Shopify International Ltd | Ierland (EU) | Hosting, betaling, klantbeheer | Volledig | shopify.com/legal/dpa |
| Klarna Bank AB | Zweden (EU) | Betaling achteraf of in termijnen + kredietcheck | Naam, adres, bestel- en betaalgegevens | klarna.com/legal |
| Klaviyo Inc | VS (Standard Contractual Clauses) | E-mailmarketing + automation | E-mail, naam, gedrag | klaviyo.com/legal/dpa |
| Cloudflare Inc | VS (Data Privacy Framework, met EU-SCC's als terugval) | Verwerken van de foto van je typeplaatje voor maatcode-hulp, het hosten en tijdelijk opslaan van chatgesprekken, en beveiliging tegen misbruik, waaronder de controle op geautomatiseerd verkeer (Cloudflare Turnstile) bij de maatcode-hulp en de chat | Foto van typeplaatje, chatberichten, IP-adres, technische verzoekgegevens | cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa |
| Anthropic PBC | VS (SCC's, module 2) | AI-analyse van je foto of bericht om de juiste maatcode of een antwoord te bepalen, en het opstellen van de antwoorden in de chat op onze site. Anthropic verwijdert wat het ontvangt normaal gesproken binnen 30 dagen van zijn eigen systemen; alleen als iets wordt gemarkeerd als mogelijk misbruik, bewaart Anthropic het langer. | Foto van typeplaatje, chatberichten, berichtinhoud | anthropic.com/legal/data-processing-addendum |
| Microsoft Ireland Operations Ltd | Ierland (EU) | E-mailhosting van de klantcorrespondentie (info@hetdakraam.nl), waaronder de terugbelverzoeken en gespreksamenvattingen die uit de chat op onze site binnenkomen | Naam, e-mailadres, berichtinhoud | Microsoft Products and Services DPA |
| Judge.me Ltd | Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit EU-VK); sub-verwerkers deels in de VS (SCC's) | Reviewverzoek per e-mail na je bestelling, en het beheren en tonen van productreviews | Naam, e-mailadres, bestelnummer, gekochte producten, reviewtekst en eventueel foto of video | judge.me/privacy/data-processing-addendum |
| PostNL / DPD / GLS | Nederland | Verzending | Naam, adres, telefoon | Verwerkersafspraken in vervoersovereenkomst; voor het bezorgproces deels zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke |
| Google LLC | VS (SCC's) | Analytics 4 (gepseudonimiseerd) | Gepseudonimiseerde gebruiksdata | Google Ads Data Processing Terms |
Doorgifte buiten EU: voor verwerkers in de VS baseren we de doorgifte op het EU-U.S. Data Privacy Framework (art. 45 AVG) of op Standard Contractual Clauses (art. 46 AVG), afhankelijk van wat de betreffende verwerker biedt. Wij beoordelen jaarlijks of aanvullende waarborgen nodig zijn. Voor Judge.me Ltd (Verenigd Koninkrijk) steunt de doorgifte op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het Verenigd Koninkrijk. Judge.me schakelt ook subverwerkers in de Verenigde Staten in, onder meer voor hosting; voor die doorgifte gebruikt Judge.me de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie met het Britse aanvullende addendum, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst en de subverwerkerslijst van Judge.me.
Partijen die gegevens voor eigen doeleinden ontvangen: niet elke partij die via onze site gegevens ontvangt, is een verwerker. Microsoft Clarity legt vast hoe bezoekers onze site gebruiken, zoals muisbewegingen, scrollen en klikken, en plaatst daarbij eigen herkenningscookies, ook op Microsoft-domeinen zoals bing.com. Microsoft bepaalt zelf wat het met die gegevens doet en treedt daarbij op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, niet als onze verwerker. Voor Clarity is er daarom geen verwerkersovereenkomst zoals bij de partijen in de tabel hierboven. Onze contractpartij is Microsoft Ireland Operations Limited, dat gegevens op basis van Standard Contractual Clauses kan doorgeven aan Microsoft Corporation in de Verenigde Staten.
Let op dat dezelfde naam ook in de tabel hierboven staat: voor de e-mailhosting van info@hetdakraam.nl is Microsoft Ireland Operations Ltd wel onze verwerker. Dezelfde onderneming, twee verschillende rollen. Wij laden Clarity alleen nadat je toestemming hebt gegeven voor marketing-cookies. Trek je die toestemming in, dan activeren wij Clarity niet opnieuw; cookies die al geplaatst zijn, kun je via je browserinstellingen verwijderen. Wat Microsoft zelf met deze gegevens doet, staat in de privacyverklaring van Microsoft.
6. Jouw rechten (AVG)
Je hebt onder de AVG de volgende rechten:
- Recht op inzage (art. 15), overzicht van welke gegevens we van je hebben
- Recht op correctie (art. 16), onjuiste gegevens laten wijzigen
- Recht op verwijdering (art. 17), gegevens laten wissen (waar wettelijk mogelijk)
- Recht op beperking van verwerking (art. 18), tijdens dispuut "bevroren" account
- Recht op dataportabiliteit (art. 20), kopie van eigen-aangeleverde gegevens in machine-leesbaar formaat
- Recht van bezwaar (art. 21), tegen marketing en profilering, en tegen elke verwerking die wij baseren op een gerechtvaardigd belang, zoals de chat op onze site
- Recht om toestemming in te trekken, voor marketing-toestemming via afmeldlink in elke mail
Je recht om bezwaar te maken. Verwerken wij gegevens van je op grond van een gerechtvaardigd belang, dan heb je het recht daartegen bezwaar te maken. Dat geldt onder meer voor de chat op onze site en voor een terugbelverzoek dat je daar achterlaat. Gaat het om direct marketing, dan hoef je geen reden op te geven en stoppen wij altijd. In de andere gevallen kijken we naar jouw situatie en stoppen we, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen dan jouw belangen. Mail info@hetdakraam.nl met als onderwerp "bezwaar"; je hoeft verder niets uit te leggen.
Hoe uitvoeren: mail naar info@hetdakraam.nl. We bevestigen binnen 2 werkdagen (afwijkend van onze algemene reactietermijn van 1 werkdag, vanwege de specialistische beoordeling van AVG-verzoeken) en reageren binnen 1 maand (verlengingen tot 3 maanden mogelijk bij complexe verzoeken). We vragen mogelijk om identiteitsverificatie om misbruik te voorkomen.
Reviews: wil je een geplaatste review laten aanpassen of verwijderen, mail dan naar info@hetdakraam.nl; wij regelen dat met Judge.me. Afmelden voor reviewverzoeken kan via de link onder in elk verzoek.
Klachtrecht: ben je het niet eens met onze reactie? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of de rechter.
7. Cookies
Voor een gedetailleerd overzicht van alle cookies en trackers, zie onze Cookieverklaring. Korte samenvatting:
- Functionele cookies (altijd actief): noodzakelijk voor werking site (winkelwagen, login)
- Analytische cookies (toestemming): Google Analytics 4 (gepseudonimiseerd)
- Marketing-cookies (toestemming): Klaviyo, dat herkent of je via een van onze e-mails binnenkwam, en Microsoft Clarity voor sessie-opnames
Beheer je voorkeuren via de cookie-banner of via "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina. Daar kun je een eerder gegeven toestemming ook weer intrekken.
8. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen, waaronder:
- TLS/HTTPS-versleuteling van alle dataverkeer
- 2-factor authenticatie op alle admin-accounts
- Periodieke security-audits + token-rotatie
- Weekly geautomatiseerde backups (encrypted, off-site)
- Beperking van data-toegang tot strikt noodzakelijke medewerkers
- Verplichte AVG-training voor medewerkers die met klantdata werken
Bij een datalek volgen we onze interne incident-procedure en melden we, indien wettelijk vereist, binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Getroffen klanten informeren we waar nodig.
9. Geen automatische besluitvorming
Wij maken geen geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen voor jou hebben of jou aanmerkelijk treffen. Beslissingen (kortingen, retourafhandeling, garantie) worden altijd door een mens genomen.
Wel gebruiken we AI als hulpmiddel, en op drie manieren die van elkaar verschillen.
Stuur je een foto van je typeplaatje, dan leest een AI-model die uit om de juiste maatcode voor te stellen. Mail je ons een vraag, dan helpt AI ons met het opstellen van een concept-antwoord; een medewerker controleert dat en verstuurt het.
In de chat op onze site antwoordt de AI-assistent je rechtstreeks. Er kijkt dan niet vooraf een medewerker mee. Bovenaan het chatvenster staat dat je met een AI-assistent chat, zodat je dat weet voordat je begint. Vraag je om een mens, dan zorgen we dat een medewerker je terugbelt of mailt; daarvoor vraagt de chat om je e-mailadres of je telefoonnummer. We bewaren het gesprek tot 24 uur na je laatste bericht, zodat de assistent bij je volgende vraag weet waar het gesprek over ging. Daarna verdwijnt het automatisch. Na het gesprek kunnen we je drie korte vragen stellen over hoe het ging. Invullen is vrijwillig en overslaan kan met één klik; we vragen het je één keer. Wat er na die 24 uur overblijft, is alleen een korte registratie zonder tekst uit het gesprek (zie § 4). De soort vraag in die registratie bepalen we automatisch met een vaste lijst trefwoorden, niet met AI.
Wil je liever geen AI, dan kun je ons altijd bellen of mailen; je bent nooit verplicht de chat te gebruiken.
10. Wijzigingen aan deze verklaring
Bij belangrijke wijzigingen informeren we actieve klanten per e-mail. Kleinere updates communiceren we via de "laatst bijgewerkt"-datum bovenaan deze pagina. Versie-historie op verzoek beschikbaar.
11. Contact
Vragen of opmerkingen? Mail naar info@hetdakraam.nl of bel 06-53229507 (ma-vr 8:00-17:00).